El Consejo de Ministros aprobó en marzo de 2026 el Real Decreto que desarrolla la factura electrónica B2B obligatoria. Verifactu tiene ya nuevos plazos confirmados: 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto. Y el mercado de software para asesorías lleva dos años reescribiéndose en silencio.
El resultado es un escenario incómodo: las asesorías que siguen con el mismo software de hace cinco años van a tener que moverse sí o sí en los próximos 12-18 meses. Y las que están evaluando cambiar no saben muy bien qué mirar porque el marketing de todos los proveedores dice exactamente lo mismo.
Estos cinco criterios no eliminan la dificultad de elegir, pero filtran el 80% de las opciones que no encajan antes de entrar en demos.
1. Cumplimiento Verifactu: más que un checkbox
Casi todos los proveedores dicen estar "adaptados a Verifactu". Eso no significa lo mismo en todos los casos. Hay tres niveles de adaptación que conviene distinguir:
- Nivel mínimo: el software emite facturas que cumplen el formato técnico del reglamento. Obligatorio desde enero de 2026, pero no diferencial.
- Nivel funcional: el sistema genera el registro de facturación inmutable, lo encadena con hash y está preparado para el envío a la AEAT cuando entre en vigor en 2027. Esto es lo que debes exigir.
- Nivel avanzado: el proveedor gestiona el envío y el control de errores de la AEAT de forma transparente para el usuario, sin que tengas que operar nada manualmente.
Pregunta directamente: ¿está el sistema certificado para el envío inmediato a la AEAT según el RD 1007/2023? ¿Gestiona el hash de encadenamiento de facturas? Si la respuesta es vaga o demasiado comercial, sigue buscando.
Para el contexto normativo completo, tienes todos los plazos explicados en el artículo sobre Verifactu y factura electrónica para asesorías.
2. Integración nativa con el ERP que ya usas
Este criterio descarta más opciones de lo que parece. La mayoría de asesorías trabajan con A3, ContaSol, Sage Despachos o alguna variante regional. Y la mayoría de los proveedores nuevos del mercado ofrecen exportaciones genéricas en CSV que hay que retocar antes de importar.
El coste oculto de esa fricción es alto: alguien tiene que hacer esa transformación, revisar que los campos están en el sitio correcto y corregir lo que no cuadra. En volúmenes altos, ese tiempo puede superar el que se ahorra con la automatización.
Lo que debes verificar antes de firmar:
- ¿Genera el formato de importación nativo de tu ERP (APU para A3, IVS para ContaSol, etc.)?
- ¿Se actualiza cuando el ERP saca una nueva versión del formato de importación?
- ¿La conexión es directa o pasa por exportar y re-importar manualmente?
Si usas A3, tienes una guía práctica en el artículo sobre cómo automatizar la contabilización en A3asesor. Para ContaSol, lo encontrarás en automatizar facturas con ContaSol.
Lista de comprobación: integración con ERP
Formato de exportación nativo
No CSV genérico. Debe generar el archivo que importa directamente tu ERP sin retocar campos.
Actualizaciones de formato garantizadas
Cuando el ERP actualiza su formato de importación, el proveedor debe actualizar también y en el mismo plazo.
Prueba con facturas reales
Pide probar con 20-30 facturas reales de tus clientes antes de firmar. Si el proveedor no acepta, descártalo.
Validación fiscal automática
NIF del emisor, coherencia base/IVA/total, detección de duplicados. Sin esto el proceso de revisión no se reduce.
3. Automatización real, no solo digitalización
Hay una diferencia importante entre digitalizar y automatizar. Digitalizar es pasar un PDF a un sistema y que quede guardado. Automatizar es que ese PDF se lea, se interprete, se valide y se exporte al ERP sin que nadie lo toque manualmente.
En 2026 el estándar razonable para una herramienta de contabilización de facturas es:
- OCR con precisión por encima del 95% en facturas de proveedores habituales.
- Clasificación automática por tipo de gasto, cliente o proyecto sin configuración manual para cada proveedor nuevo.
- Detección de facturas duplicadas antes de exportar al ERP.
- Gestión de excepciones clara: las facturas que no se leen bien deben ir a una cola de revisión separada, no mezcladas con las correctas.
Cuando vayas a una demo, pide que el proveedor procese en directo 10 facturas tuyas: cinco de proveedores habituales y cinco que no haya visto antes. La diferencia de resultados entre ambos grupos te dice más sobre la herramienta que cualquier presentación de diapositivas.
4. Portal del cliente sin coste extra
El volumen de emails que gestiona una asesoría mediana es considerable: envío de documentos al cliente, solicitud de facturas que faltan, aviso de vencimientos, firma de modelos. Gran parte de ese tiempo no se cobra directamente y es difícil de justificar en la tarifa mensual.
Un portal del cliente bien integrado con el software de gestión elimina buena parte de esa fricción: el cliente sube sus facturas directamente, recibe notificaciones automáticas y firma los documentos sin que intervenga nadie del equipo.
El problema es que algunos proveedores lo ofrecen como módulo adicional de pago o con un coste por cliente que se dispara en cuanto tienes más de 20-30 expedientes activos. Antes de contratar, verifica que el portal del cliente está incluido en el plan base y qué límites concretos tiene.
5. Soporte en español con conocimiento de normativa local
Este criterio parece evidente, pero no lo es tanto cuando empiezas a revisar las fichas técnicas. Hay proveedores de origen anglosajón o latinoamericano que tienen soporte en español pero no conocen las particularidades del modelo fiscal español: modelos 303, 111, 347, 190, SII, presentaciones telemáticas a la AEAT o el funcionamiento de los programas de colaboración de la Agencia Tributaria.
Para una asesoría, trabajar con un proveedor que no conoce esas particularidades significa que cada vez que haya un cambio normativo o un caso borde fiscal tendrás que resolverlo tú solo, sin apoyo del proveedor.
Lo que vale la pena verificar antes de contratar:
- ¿El equipo de soporte está en España o en horario España? No cuenta un chatbot en español.
- ¿El producto genera los modelos tributarios más habituales o solo exporta datos para que tú los cubras?
- ¿Cómo han gestionado los últimos cambios normativos (Verifactu, factura electrónica B2B)? Pide referencias de asesorías que lleven más de un año usando el producto.
El criterio de descarte más rápido
Si tienes poco tiempo para evaluar y necesitas filtrar rápido, hay una pregunta que descarta más del 60% de las opciones en menos de cinco minutos: ¿puedo hacer una prueba de 30 días con datos reales de mis clientes, sin pagar y sin compromiso de contratar?
Los proveedores con un producto sólido no tienen problema con eso. Los que evitan la prueba real, piden datos de tarjeta antes de acceder, o solo ofrecen demos guiadas con datos de ejemplo, te están diciendo algo sobre su confianza en lo que venden.
Antes de llegar a este punto, si no tienes claro si tu asesoría necesita cambiar de software o si la automatización tiene sentido en tu caso concreto, el artículo sobre las cinco preguntas que debes hacerte antes de automatizar es el paso previo natural.
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Fuentes: Real Decreto 1007/2023 (Reglamento Verifactu) - Real Decreto 238/2026 (BOE 31/03/2026, factura electrónica B2B obligatoria) - Grupo Albatros: "El Gobierno aprueba la factura electronica obligatoria y retrasa VeriFactu a 2027" (marzo 2026) - Agencia Tributaria, nota informativa ampliacion plazo adaptacion SIF (sede.agenciatributaria.gob.es) - SoftwareDoit: "Los 5 mejores Software para Asesorias de 2026" - Holded Blog: "Como elegir un software de facturacion: criterios clave (2026)".