Cómo montaría un despacho hoy, desde cero
Con todo lo que sabe hoy, si tuviera que empezar otra vez con el despacho vacío, qué haría y qué no repetiría.
Lo primero que dijo fue que empezaría por la tecnología. Al pedirle que lo desarrollara salió un proceso de cuatro pasos.
"Empezaría por la tecnología, pero entendida como una parte de un proyecto más amplio. Primero analizaría las herramientas disponibles y sus capacidades de automatización. Después definiría los procesos de trabajo, formaría al equipo y, por último, implantaría protocolos claros para la operativa diaria."
De su respuesta, podemos quedarnos con estos cuatro pasos.
- 1Elegir herramienta. Hacer una prospección del mercado para ver qué posibilidades de automatización permite cada una.
- 2Definir el proceso lógico de trabajo.
- 3Formar al personal.
- 4Implantar el protocolo del día a día. Eso es, en sus palabras, "el sistema de trabajo, el ecosistema de la propia asesoría".
Además, Ángel le dio bastante peso al seguimiento.
"La implantación es solo el primer paso. Para que una mejora tenga impacto real es imprescindible realizar un seguimiento continuo y asegurar su adopción por parte del equipo."
El programa fiscal de Navarra
Navarra tiene régimen fiscal propio, así que le preguntamos si eso deja a los despachos de allí con menos opciones de software. Dijo que no, y para explicarlo habló de la otra mitad de su trabajo. El programa que utiliza tiene versión en la nube y se conecta por API al programa fiscal navarro, que es el que recoge todas las peculiaridades. Y ese programa lo dirige él.
Le preguntamos hasta dónde llega eso de dirigirlo.
"Mi labor es la de analista funcional especializado en fiscalidad. Defino junto al equipo de desarrollo las validaciones y reglas de negocio necesarias para garantizar que cada impuesto se calcule y presente correctamente ante la Hacienda Foral de Navarra."
Contó también de dónde viene. Desde 2015 trabajó en una empresa informática navarra que hacía los programas fiscales de la comunidad. Esa empresa cerró, aquello se quedó bastante descubierto y otra empresa lo ha retomado.
De ese perfil dice que en Navarra hay dos personas, él y alguien a quien formó él mismo en la empresa anterior. Y explicó por qué son tan pocos.
"Estos perfiles son tan técnicos y tan especiales porque tienes que entender el lenguaje de programación, o saber cómo ponerte en contacto con los servidores de Hacienda. Y luego, aparte, también entender la fiscalidad y saber cuándo un dato está bien metido, cuándo no, cuándo es incoherente y cuándo tiene que saltar una regla de validación."
Lo que se encuentra en los despachos
La siguiente pregunta iba por la diferenciación. De todos los despachos que ha visto por dentro, cuál le ha llamado la atención por hacer algo distinto. Contestó que lo llamativo es justo lo contrario, la falta de diferenciación.
"La mayoría de los despachos ofrecen servicios muy similares y la diferenciación sigue siendo limitada, algo que no ocurre únicamente en Navarra, sino también en otras zonas de España."
A partir de ahí describió el sector. Dice que la mayoría sigue haciendo lo mismo que hace treinta años, que es tramitar impuestos. Rara es la asesoría que implanta procesos de calidad, y cita una norma de calidad para asesorías que salió hace dos años y que, según él, tiene poca gente. No hay automatizaciones. Y falta personal especializado de verdad, porque una cosa es tramitar un impuesto y otra saber qué se le aplica a cada caso.
"Tú puedes hacer una declaración de IVA, que lo puedes aprender de memoria, pero no sabes igual aplicar un régimen fiscal en concreto a una determinada actividad."
El motivo es el tiempo.
"La principal limitación suele ser la falta de tiempo. Los profesionales trabajan bajo una fuerte presión de plazos y eso dificulta dedicar recursos a proyectos de transformación o mejora interna."
Resumiendo, la asesoría tradicional sigue como hace treinta años, cumpliendo plazos.
"He encontrado voluntad de mejorar, aunque a menudo cuesta transformar esa intención en acciones concretas. Cuando me reúno con los despachos les comento cómo pueden mejorar, me escuchan, pero no están muy abiertos a invertir tiempo que no tienen. Es una inversión para ellos. Y si no ves clara la inversión, no se puede hacer mucho."
El segundo factor es la anchura del oficio. Un asesor fiscal toca sociedades, renta, patrimonio, IVA, y encima tiene que saber de informática y manejar varias aplicaciones a la vez.
"Es muy difícil poder prosperar sin invertir tiempo."
La salida que propone tiene dos caminos. Invertir en personal cualificado en automatización, o depurar la cartera, quitarse los clientes que no son rentables e incrementar cuotas para tener un despacho más atractivo con menos esfuerzo.
Cómo trabaja él
Le preguntamos cómo se diferencia él del resto de despachos.
"Mi modelo se basa en la contabilidad colaborativa. El cliente introduce la información operativa y yo me centro en la supervisión, la revisión y el asesoramiento."
Sus clientes son empresas. Les pone una aplicación en la nube, invierte tiempo por delante en enseñarles a usarla y son ellos los que meten sus propias facturas. Él se queda con la revisión.
"Yo tengo mis mecanismos, mis automatizaciones y mi know-how para poder detectar anomalías, facturas repetidas, datos incoherentes, amortizaciones que no se han hecho y se tienen que hacer."
Esas automatizaciones las ha desarrollado con un amigo programador. Son suyas, no están en el mercado, y lo que automatizan es el proceso de revisión.
"Lo que me permite es no tener contratado personal. Me permite tener más clientes a un precio que el cliente lo puede soportar, con la contabilidad colaborativa."
La IA, y quién la está usando
Le preguntamos si la inteligencia artificial está dentro de esas herramientas suyas.
"La IA está dentro de las herramientas. Cualquier herramienta, hoy por hoy y en el futuro, que no tenga integrada una IA va a quedar fuera del mercado."
Puso el matiz de que sea bien utilizada y bien testada.
Le preguntamos si las asesorías tradicionales están usando IA.
"Existe un conocimiento muy desigual. Hay profesionales que ya la están incorporando a sus procesos, mientras que otros todavía no han explorado sus posibilidades prácticas."
Le dijimos que cuesta entender que no le den una oportunidad. Volvió al tiempo y a la edad de las plantillas, que están en otra fase. Le preguntamos si es miedo al cambio.
"La implantación de nuevas herramientas requiere una fase de prueba, aprendizaje y adaptación que no siempre resulta sencilla de encajar en el día a día del despacho."
La persona que hace falta
Nos propone un nuevo perfil necesario para las asesorías.
"Cada vez es más importante incorporar perfiles especializados en automatización y transformación digital, aunque no procedan necesariamente del ámbito fiscal."
"Pero es un proyecto de investigación y de poner dinero, cuando sabes que de momento va a haber unos meses que no lo vas a revertir."
Le comentamos que quien lo hizo hace unos meses ya le está comiendo terreno al que no. Estuvo de acuerdo, con la misma lógica, que ése puso antes la inversión. Comprar herramientas informáticas que permitan automatizar, y encontrar a la persona.
"Encontrar una persona que sepa automatizar y sepa adaptar esa automatización a las necesidades del despacho."
Antes había dicho que hoy alguien que no es programador puede montarse una herramienta. Le pedimos que lo desarrollara.
"Tendrías que saber fiscalidad y tener tus propias validaciones de chequeo, por ejemplo contable, para detectar y levantar irregularidades o incoherencias contables, con una serie de reglas, con un lenguaje de programación o de Excel."
Puso el ejemplo de las condicionales de Excel, ese tipo de programación llevada a la IA, que puede darte visibilidad.
Hacia dónde va el software
Le preguntamos cómo van a evolucionar los programas de gestión con la IA de por medio, y si cada despacho acabará desarrollándose el suyo.
"La IA asumirá una parte significativa de las tareas que hoy realizan los programas de gestión tradicionales, especialmente aquellas relacionadas con la automatización de procesos."
Él ya usa automatizaciones que los fabricantes de software todavía no han implantado.
Concluimos que la persona que mejor entiende una necesidad es la que la tiene.
"Si tú pones a una persona que sepa analizar cuáles son las necesidades del despacho y sabe utilizar la IA, puede convertirse en una importante ventaja competitiva para el despacho."
Sobre qué mirar al elegir programa, recomienda lenguaje web, que permita trabajar en la nube y conectarse por API. Eso ya no lo tienen muchas aplicaciones.
"Las aplicaciones de escritorio deberán morir."
Por qué nadie se cambia de programa
Le preguntamos por los asesores que siguen con un programa de escritorio y por qué no dan el salto. Lo primero es la pereza de migrar cuando ya te sabes el programa de memoria. Y hay un freno menos evidente, que muchas veces el programa nuevo tiene alguna utilidad peor que el viejo.
"Los cambios de software suelen afrontarse únicamente cuando existe una necesidad clara o una ventaja suficientemente significativa que justifique el esfuerzo de adaptación."
Le preguntamos si pesa el precio de la licencia.
"El coste económico rara vez es el principal factor. Lo que más pesa suele ser el tiempo necesario para aprender una nueva herramienta y adaptar los procesos existentes."
Nos quedamos sobre todo con dos cosas. Que a los despachos les sobra voluntad y les falta tiempo, y que ahí se queda casi todo. Y que el perfil capaz de cambiar eso, alguien que entienda de fiscalidad y de automatización a la vez, es rarísimo. En toda Navarra, dos personas.
Gracias, Ángel, por la media hora y por contarlo tan claro.