Suplidos en a3asesor: cómo contabilizarlos sin IVA

Un suplido es el dinero que la asesoría adelanta en nombre de un cliente (una tasa de notaría, una tasa del Registro Mercantil, un timbre judicial) y que después le repercute tal cual, sin margen. Si se cumplen los requisitos del art. 78.tres.3º de la Ley del IVA, ese importe no lleva IVA: no es un servicio de la asesoría, es un pago adelantado por cuenta de un tercero. El problema no es la norma, que es clara. El problema es que, contabilizado en la cuenta equivocada o repercutido por un importe distinto al pagado, la exención se pierde y la factura completa queda expuesta a un ajuste de la AEAT.

En a3asesor esto tiene una solución nativa que muchos despachos no usan porque nadie se ha parado a configurarla, y de eso trata este artículo: qué exige la ley, en qué cuenta va, cómo lo gestiona a3ECO y dónde se cuela el error más habitual.

Los tres requisitos que exige la ley

Para que un pago quede fuera de la base imponible del IVA como suplido, la Ley 37/1992 del IVA exige tres condiciones a la vez, no una de ellas:

• Pago en nombre y por cuenta del cliente: la factura del gasto original (la notaría, el registro) debe estar emitida a nombre del cliente, no de la asesoría.
• Mandato expreso: el cliente tiene que haber pedido, verbal o por escrito, que la asesoría haga ese pago en su nombre.
• Importe exacto: lo que se repercute al cliente tiene que ser idéntico a lo pagado. Ni un euro de más, ni de menos.

A eso se suma una condición adicional que se olvida con frecuencia: la asesoría no puede deducirse el IVA de esa factura, porque no es un gasto suyo. Si el suplido se contabiliza sin cuidado y su IVA acaba en la declaración de la asesoría, hay una deducción indebida además del problema de calificación.

La cuenta 553 y por qué no es un gasto ni un ingreso

El error contable más común es meter el suplido en la cuenta de gasto habitual (por ejemplo la 623, servicios de profesionales independientes) y esperar a repercutirlo dentro de la factura de honorarios sin distinguirlo. Eso mezcla dos naturalezas distintas: el honorario es ingreso propio con IVA, el suplido es un cobro por cuenta de un tercero, sin IVA.

La cuenta correcta es la 553 - Suplidos, del subgrupo 55 del Plan General Contable. El ICAC admite también usar la 555 - Partidas pendientes de aplicación como cuenta puente mientras el importe está pendiente de repercutir. Lo que no es correcto en ningún caso es que pase por una cuenta de gasto o ingreso.

Nótese que el IVA repercutido se calcula solo sobre los 1.000 euros de honorarios, nunca sobre los 60 euros del suplido. Ese es el efecto práctico de la exención: el cliente no paga IVA dos veces sobre un gasto que ya lo llevaba (o no lo llevaba, como las tasas administrativas) en origen.

Cómo lo gestiona a3ECO

a3ECO, el módulo contable de a3asesor para despachos, admite marcar conceptos de factura como suplido, lo que excluye ese importe del cálculo de IVA de la factura sin tener que partir el documento en dos ni hacer el ajuste a mano línea a línea. Es la misma lógica que aplica a otros conceptos especiales que ya gestiona el programa, como el IVA no deducible o el recargo de equivalencia.

La configuración exacta del campo puede variar según la versión de a3ECO instalada; lo importante es que el mecanismo existe dentro del programa y no requiere una plantilla externa ni una cuenta puente manual en cada factura. Si tu despacho lo desconoce, merece la pena revisarlo con el soporte de a3software antes de seguir gestionando los suplidos a mano.

Suplido y provisión de fondos: por qué no son lo mismo

Aquí está el error más frecuente en despachos que llevan asuntos con notaría, registro o procedimientos judiciales de por medio: tratar una provisión de fondos como si fuera un suplido porque "tampoco es un ingreso normal". No lo son por la misma razón.

Contabilizar una provisión de fondos genérica en la 553 sin poder acreditar después a qué suplidos concretos se destinó es la vía más directa a un requerimiento: Hacienda no tiene forma de comprobar que ese dinero no era, en realidad, un anticipo de honorarios disfrazado.

Dónde falla el flujo manual

Cómo automatizarlo con AutoApunte

AutoApunte lee las facturas de terceros que llegan al despacho y comprueba el NIF del destinatario: si la factura está a nombre del cliente y no de la asesoría, es la señal principal de que se trata de un suplido y no de un gasto propio. Con esa detección, genera el asiento en la cuenta 553 y prepara el archivo SUENLACE.DAT para importar en a3asesor, tal como se explica en la guía de importación automática de facturas a a3asesor.

Los documentos donde el destinatario no está claro, o donde el importe no cuadra con lo que después se repercute al cliente, se dejan siempre para revisión manual. La automatización no sustituye el criterio del asesor en los casos dudosos: reduce el volumen de casos que necesitan ese criterio a los que de verdad lo requieren.

Si tu despacho gestiona trámites con notaría o registro para varios clientes al mes, este es exactamente el tipo de trabajo repetitivo que se automatiza sin cambiar de programa ni tocar la forma en que a3asesor organiza la contabilidad de cada cliente.

Fuentes: Ley 37/1992 del IVA, art. 78.tres.3º (BOE) - AEAT sede electrónica - Resolución del ICAC sobre el subgrupo 55 del Plan General Contable, cuentas 553 y 555 - inmatic.ai, ficha de compatibilidad Wolters Kluwer a3asesor|eco.