Una notificación electrónica de la AEAT se considera practicada cuando se accede a su contenido o, si no se accede, a los 10 días naturales desde que se puso a disposición del destinatario. Para una asesoría con una cartera de sociedades, esa regla convierte la revisión de buzones en un proceso con fecha límite diaria, en el que un requerimiento sin abrir deja de ser un asunto pendiente y pasa a ser un plazo que ya está corriendo.
Este tutorial describe cómo organizar el control de esas notificaciones en un despacho, qué datos debe recoger el registro y qué partes del proceso admiten automatización con las herramientas que el despacho ya utiliza.
Qué obligación tiene el cliente y qué efecto tiene
La obligación de recibir las comunicaciones de la AEAT por medios electrónicos alcanza a los sujetos del artículo 14.2 de la Ley 39/2015, entre ellos las sociedades anónimas y de responsabilidad limitada, las entidades sin personalidad jurídica y los representantes de los obligados. También están incluidos los inscritos en el Registro de Grandes Empresas y en REDEME. Según la AEAT, quienes están obligados quedan suscritos de forma automática a todas las comunicaciones y notificaciones que emite.
El acceso se hace desde la sede electrónica de la AEAT o desde DEHú, la Dirección Electrónica Habilitada única. El portal muestra las notificaciones de los últimos 30 días, y las anteriores se consultan mediante una búsqueda por fecha.
10
días naturales para acceder antes de que la notificación se dé por practicada
30
días de histórico visibles en el portal DEHú
1 mes
de plazo habitual para recurso de reposición o reclamación económico-administrativa
Los avisos por correo electrónico o SMS son voluntarios. Un cliente que no los tiene configurados, o que los recibe en un buzón que nadie revisa, sigue sujeto al mismo plazo. Por este motivo el control no puede descansar en el aviso, y debe apoyarse en una revisión propia del buzón.
Dónde falla el control en una cartera
Los fallos se concentran en tres puntos. El primero es la dispersión, porque cada cliente tiene su propio buzón y su propio certificado, y las comprobaciones se hacen cuando alguien se acuerda. El segundo es la falta de un responsable con día y hora fijos, de modo que la revisión depende de quién tenga un hueco. El tercero es que la notificación se lee pero no se convierte en tarea con fecha, y el requerimiento queda en una carpeta compartida sin plazo asignado.
Un cuarto punto aparece con las altas de clientes nuevos. Si en la incorporación no se comprueba quién está autorizado a recibir las notificaciones, el despacho puede llevar meses sin ver nada de un cliente. Este paso encaja en el procedimiento de alta de clientes.
Procedimiento en cinco pasos
Censo de accesos
Registrar para cada cliente si está obligado, quién tiene acceso al buzón y mediante qué autorización o certificado.
Revisión a hora fija
Asignar a una persona, con suplente, la comprobación diaria de todos los buzones de la cartera.
Registro de cada notificación
Anotar fecha de puesta a disposición, organismo, tipo de acto y guardar una copia del documento en el expediente del cliente.
Cálculo del plazo
Fijar la fecha límite según el plazo que indica la propia notificación y asignarla como tarea a un responsable.
Comunicación al cliente y cierre
Informar al cliente de lo recibido y de lo que se necesita de él, y cerrar la tarea cuando el trámite queda contestado.
Qué datos recoge el registro
El registro puede llevarse en una hoja compartida, en el gestor de tareas del despacho o en el CRM. Lo relevante es que sea único para toda la cartera y que cada fila genere una tarea con fecha.
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Cliente y NIF | Identificación de la entidad destinataria |
| Fecha de puesta a disposición | Origen del cómputo de los 10 días naturales |
| Fecha de acceso | Momento en que se abre y empieza a contar el plazo del trámite |
| Tipo de acto | Requerimiento, propuesta de liquidación, providencia de apremio, comunicación informativa u otro |
| Fecha límite de respuesta | La que figure en la notificación |
| Responsable y estado | Persona asignada y fase del trámite |
| Copia del documento | Enlace al archivo guardado en el expediente |
Qué admite automatización y qué no
La lectura del contenido de la notificación y la decisión sobre cómo responder requieren criterio profesional y no se delegan. Lo que sí se automatiza con herramientas de uso corriente es lo que rodea a esa lectura.
- La creación de una tarea con responsable y fecha límite en cuanto se registra la notificación.
- Las alertas internas a los 5 y a los 2 días de la fecha límite, dirigidas al responsable y a su suplente.
- El aviso al cliente con una plantilla que indica qué se ha recibido y qué documentación hay que aportar.
- El listado diario de notificaciones sin acceso, ordenado por los días que quedan para que venza la ventana de 10 días naturales.
La disponibilidad de avisos voluntarios de la AEAT hacia un correo común del despacho añade una capa de detección, pero no sustituye a la revisión diaria del buzón, porque el aviso no es condición para que el plazo corra.
Relación con aplazamientos, recordatorios y requerimientos
Las notificaciones activan otros procesos del despacho. Una resolución de aplazamiento o una providencia de apremio exige el seguimiento descrito en el artículo sobre aplazamientos de la AEAT, y las peticiones de documentación al cliente se apoyan en el sistema de recordatorios fiscales. Si ambos procesos comparten el mismo gestor de tareas, la notificación registrada entra en el circuito sin una segunda anotación.
Cada despacho llega a este proceso con una combinación distinta de herramientas, certificados y autorizaciones, y la forma de integrarlo depende de cómo se trabaja hoy.
Control de notificaciones de la AEAT en una cartera de clientes
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Fuentes: AEAT: preguntas frecuentes sobre notificaciones electrónicas - AEAT: Notificaciones electrónicas obligatorias (NEO) - BOE: Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común (arts. 14 y 43) - BOE: Ley 58/2003 General Tributaria (arts. 223 y 235)