ContaSimple Despachos es la herramienta que muchas asesorías y gestorías usan para llevar la contabilidad de clientes que facturan poco pero son muchos: autónomos, pequeños comercios, restaurantes, profesionales liberales. Son clientes con 50 o 100 facturas al mes, y precisamente por su perfil bajo el picado manual no se cuestiona. Se hace, aunque cueste horas.
ContaSimple tiene un módulo de importación en Excel que permite volcar facturas en bloque sin introducirlas una a una. El problema es siempre el mismo: los PDFs que mandan los clientes no son ficheros Excel. Para transformarlos hace falta una capa de extracción previa, y es ahí donde el proceso se atasca.
En este artículo te explico cómo funciona el flujo completo: qué acepta ContaSimple, cómo se conecta un OCR con IA y qué cambia con Verifactu de cara a enero de 2027. Si tus clientes usan Holded, ContaSol o Anfix, tenemos guías equivalentes para cada uno.
ContaSimple vs ContaSimple Despachos: cuál es cuál
ContaSimple tiene varias versiones según el perfil de usuario. La distinción relevante para una asesoría:
| Aspecto | ContaSimple (cliente) | ContaSimple Despachos |
|---|---|---|
| Para quién | Autónomo o pyme que gestiona su propia contabilidad | Asesoría o gestoría que lleva varios clientes |
| Acceso | Un solo entorno por empresa | Vista centralizada de todos los clientes desde un acceso |
| Colaboración | El propio usuario gestiona todo | Permisos diferenciados entre despacho y cliente |
| Importación Excel | Disponible | Disponible (mismo módulo, igual para todos los clientes) |
Para el flujo de automatización que describimos aquí, la versión Despachos es la que tiene sentido: te permite trabajar con todos tus clientes en ContaSimple sin tener que entrar y salir de cuentas separadas.
Cómo entra la información contable en ContaSimple
ContaSimple permite importar facturas desde el módulo de Contabilidad. El proceso nativo funciona así:
- Se prepara un fichero Excel con los datos de las facturas: proveedor, NIF, fecha, base imponible, tipo de IVA, cuota y total.
- Desde la sección de Contabilidad en el panel de ContaSimple, se accede a la opción de Importación en el menú lateral.
- Se sube el fichero Excel. ContaSimple valida los registros antes de incorporarlos: comprueba que los campos obligatorios están presentes y que los importes son consistentes.
- Si la validación es correcta, las facturas quedan registradas en la contabilidad del cliente en bloque.
El proceso es ágil cuando el fichero ya está preparado. El problema es siempre el mismo: los PDFs que mandan los clientes no son Excel. Alguien tiene que transformarlos, y eso es lo que consume las horas.
El OCR propio de ContaSimple: para qué sirve y para qué no
ContaSimple incluye un módulo de digitalización de facturas con OCR certificado por la AEAT. Desde el móvil puedes hacer una foto a una factura en papel y el sistema extrae los datos automáticamente. Funciona bien para ese caso concreto: una factura suelta, un usuario puntual, digitalización en el momento.
Para una asesoría, ese flujo no escala por varias razones:
- No está pensado para procesar lotes de 50 o 100 facturas de golpe.
- No valida automáticamente los datos contra el registro de proveedores de cada cliente en el despacho.
- No genera el fichero de importación masiva: cada factura se sube por separado, no en bloque.
- No detecta duplicados entre facturas de distintos clientes ni avisa de inconsistencias de IVA.
Dicho de otro modo: el OCR de ContaSimple está diseñado para el autónomo que digitaliza sus gastos. No para la asesoría que procesa los gastos de 30 clientes al mes.
El cuello de botella: de PDFs a Excel de importación
Sin automatización externa, el flujo en una asesoría con ContaSimple es: abrir cada PDF, leer los datos y teclearlos en el programa o en la hoja de Excel para importar después. A 4 minutos por factura, 200 facturas al mes suponen unas 13 horas de trabajo de extracción pura. En los cierres trimestrales ese trabajo se concentra y el equipo no da abasto.
Sin automatizar
- -Recibir PDFs por email o WhatsApp
- -Abrir cada factura y picar datos en Excel
- -Elegir cuenta contable del proveedor
- -Verificar IVA y contrapartidas
- -~13 h/mes por cada 200 facturas
Con AutoApunte + ContaSimple
- +Facturas llegan por email o subida directa
- +Extracción automática con IA
- +Solo revisas las que tienen dudas
- +Exportas el Excel listo para ContaSimple
- +1-3 h/mes de supervisión total
Flujo paso a paso con AutoApunte
AutoApunte extrae los datos de las facturas en PDF o imagen, los valida fiscalmente y genera el fichero Excel en el formato que acepta ContaSimple. El proceso completo:
Recogida de facturas
Los PDFs llegan al buzón de AutoApunte por email o se suben directamente desde la interfaz. Sin que el equipo tenga que mover ningún fichero manualmente. Se pueden agrupar por cliente.
Extracción y validación automática
La IA extrae proveedor, NIF, fecha, base imponible, tipo de IVA y cuota. Valida el checksum del NIF, que base más cuota coincida con el total y que no haya duplicados. Las facturas con confianza alta pasan automáticamente; las dudosas se marcan para revisión.
Generación del Excel para ContaSimple
Seleccionas ContaSimple como destino y AutoApunte genera el fichero Excel con los datos validados, las cuentas contables configuradas y las columnas que espera el módulo de importación de ContaSimple.
Importación en ContaSimple
Desde la sección de Contabilidad de ContaSimple Despachos, seleccionas el fichero generado y confirmas. ContaSimple valida los registros antes de incorporarlos. En segundos, las facturas del lote quedan contabilizadas.
Verifactu en ContaSimple: qué cambia para tu asesoría
Cegid ContaSimple está adaptado a la normativa de facturación verificada. El software soporta importación desde programas de facturación en formato FacturaE y está preparado para recibir facturas con el nuevo formato Verifactu que los emisores de tus clientes deberán usar a partir de enero de 2027.
Para las asesorías, las implicaciones prácticas son dos:
- Facturas recibidas: a partir de enero de 2027, las facturas de proveedores de tus clientes societarios empezarán a incluir el QR de Verifactu y el hash de la AEAT. El formato del PDF cambia, pero los datos clave siguen ahí. Un OCR actualizado los extrae sin cambios en el flujo.
- Facturas emitidas: si el cliente emite facturas desde ContaSimple, el software ya gestiona el cumplimiento. La asesoría no tiene que intervenir en esa parte.
Más detalle sobre los plazos en nuestra guía completa sobre Verifactu para asesorías. Si quieres evaluar si ContaSimple cumple los requisitos técnicos de la norma, el artículo sobre criterios para evaluar software Verifactu te da el checklist completo.
Cuánto se ahorra realmente
La base de cálculo es 4 minutos por factura. Con automatización al 80-90%, solo se revisa manualmente el 10-20% de las facturas. Los resultados dependen de la complejidad de los documentos y el volumen de clientes en ContaSimple.
100
facturas/mes
1-2 h/sem ahorro
7 h/mes reducidas a 1-2 h de revisión
200
facturas/mes
3-4 h/sem ahorro
13 h/mes reducidas a 1-3 h de revisión
300
facturas/mes
4-5 h/sem ahorro
20 h/mes reducidas a 2-4 h de revisión
Si quieres calcular el ahorro para el volumen concreto del despacho, puedes usar nuestra calculadora de ahorro.
Por dónde empezar
La configuración no requiere cambios en ContaSimple ni acceso de administrador:
- Crea una cuenta en AutoApunte. Prueba gratuita de 7 días o 100 documentos sin tarjeta ni compromiso.
- Configura el despacho y selecciona ContaSimple Despachos como programa destino.
- Sube un primer lote de facturas para verificar que la extracción funciona con los documentos habituales de tus clientes.
- Genera el fichero Excel e impórtalo en ContaSimple. Verifica que los registros son correctos antes de usar el flujo en producción.
Si tienes dudas sobre cómo encaja en el flujo del despacho, puedes pedir un diagnóstico gratuito y lo vemos juntos en 30 minutos.
Prueba AutoApunte con tus facturas reales de ContaSimple
Configura la exportación al formato Excel de ContaSimple en minutos y comprueba que los registros salen bien antes de comprometerte a nada.
Fuentes: Cegid ContaSimple - "Cómo exportar e importar tus datos a Contasimple" (app.contasimple.com) - Cegid ContaSimple - "Software para Asesorias - Programa de Contabilidad para Gestorías" (contasimple.com) - Cegid ContaSimple - "OCR de facturas y tickets" (contasimple.com) - Real Decreto 1007/2023, Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (BOE-A-2023-22819) - AEAT sede electrónica (sede.agenciatributaria.gob.es).