Criterio de caja del IVA en ContaSol: asientos y libros

En el régimen especial del criterio de caja, el IVA de una factura emitida se declara cuando se cobra y el IVA de una factura recibida se deduce cuando se paga, con un límite máximo en el 31 de diciembre del año siguiente a la operación. Un cliente con facturas pendientes de cobro retrasa el ingreso del IVA, y ese mismo mecanismo retrasa la deducción de sus compras. En la contabilidad llevada en ContaSol, la dificultad está en disponer de la fecha de cada cobro y de cada pago.

Este artículo recoge los requisitos del régimen, el efecto sobre los clientes que no lo han elegido, el asiento de una factura cobrada en dos plazos y las comprobaciones que quedan en el programa. El marco general de los libros de IVA está en el artículo sobre libros registro de IVA.

Quién puede acogerse

La sede electrónica de la AEAT fija dos condiciones subjetivas y una lista de operaciones excluidas. Las dos condiciones son las siguientes:

• El volumen de operaciones del año natural anterior no supera 2.000.000 de euros, calculado según las operaciones que habrían devengado IVA sin el régimen.
• Los cobros en efectivo de un mismo destinatario no superan 100.000 euros en el año natural.

Quedan fuera del régimen las operaciones acogidas a los regímenes simplificado, agrario y de recargo de equivalencia, las del oro de inversión, los servicios prestados por vía electrónica, el régimen especial del grupo de entidades, las entregas exentas de los artículos 21 a 25 de la Ley del IVA (entre ellas exportaciones y entregas intracomunitarias), las adquisiciones intracomunitarias, las importaciones y las operaciones con inversión del sujeto pasivo del artículo 84.Uno.2º, 3º y 4º. Un cliente con actividad mixta aplica el régimen a unas facturas y no a otras, y el libro registro tiene que reflejarlo.

Opción, prórroga y renuncia

La opción se ejercita al presentar la declaración de comienzo de actividad o con una declaración censal (modelo 036) durante el mes de diciembre anterior al año natural en que debe surtir efecto. Para aplicar el régimen desde el 1 de enero de 2027, la presentación corresponde a diciembre de 2026. La opción se prorroga de forma automática salvo renuncia, y la renuncia tiene una validez mínima de tres años, de modo que un cliente que renuncia en un ejercicio no puede volver a acogerse de inmediato.

El límite de 2.000.000 de euros se comprueba cada año. Un cliente que lo supera deja de estar en el régimen, y el despacho tiene que haberlo previsto antes de que empiece el ejercicio siguiente, no cuando llegue el primer 303.

Devengo y deducción: la doble cara del régimen

Cuando un proveedor aplica el régimen, el destinatario de la factura solo deduce la cuota al pagarla, con independencia de si él mismo está acogido. La factura debe llevar la mención "régimen especial del criterio de caja", y esa mención es la señal para el despacho. Una factura recibida con esa frase en el pie cambia el momento de la deducción, y el programa contable no lo sabe si nadie lo indica.

El asiento de una factura cobrada en dos plazos

La contabilidad de la operación no cambia por el régimen. El ICAC ha admitido que las cuentas 472 y 477 se desdoblen en subcuentas para distinguir el IVA facturado del IVA ya cobrado o pagado. El ejemplo siguiente es hipotético y usa las subcuentas 4770 (IVA repercutido pendiente de cobro) y 4771 (IVA repercutido cobrado), que cada despacho puede denominar a su manera.

En el 303 del trimestre del primer cobro se declaran 105 euros de cuota devengada. Los 105 restantes se declaran en el trimestre en que entre el segundo cobro o, si no llega, en el último trimestre del año siguiente. Si la factura es de mayo de 2026 y no se cobra nada, la totalidad de los 210 euros se devenga el 31 de diciembre de 2027. La operación inversa se aplica a las facturas recibidas, con las cuentas 4720 y 4721.

Libros registro y modelos 303 y 390

Los libros registro de facturas expedidas y recibidas tienen que anotar, para las operaciones afectadas, la fecha de cada cobro o pago, su importe y el medio utilizado, y las operaciones acogidas al régimen se distinguen de las demás. El 303 incluye apartados específicos para las operaciones afectadas por el régimen, y el modelo 390 recoge sus bases y cuotas tanto para quienes lo aplican como para sus destinatarios. La numeración de casillas cambia con la versión del modelo, de modo que conviene cotejarla en el manual práctico de la AEAT del ejercicio antes de cada presentación. El cierre anual y el resumen del 390 se describen en el artículo sobre cómo automatizar el modelo 390.

Qué comprobar en ContaSol

La ayuda de Software DELSOL indica en qué opción se activa el tratamiento de criterio de caja en la versión instalada, y no todas las versiones lo ofrecen del mismo modo. El material formativo de Software DELSOL describe que las cuentas de una empresa se crean desde su maestro de cuentas, de modo que el desdoblamiento de 472 y 477 en subcuentas se puede preparar allí. Cuatro comprobaciones, trimestre a trimestre, delimitan el trabajo del despacho:

1. La lista de clientes acogidos al régimen coincide con el modelo 036 presentado y con el volumen de operaciones del año anterior.
2. Las facturas recibidas con la mención "régimen especial del criterio de caja" están marcadas, aunque el cliente no esté acogido.
3. Cada cobro y cada pago tiene fecha, y el asiento de paso del IVA se genera en la fecha del movimiento bancario.
4. El listado de facturas pendientes se revisa en el último trimestre, para identificar las que devengan o se deducen el 31 de diciembre sin movimiento.

La fecha de pago o de cobro no consta en la factura. Procede del extracto bancario, por lo que el criterio de caja depende de una buena conciliación. Los criterios para elegir esa herramienta están en el artículo sobre software de conciliación bancaria.

Fuentes: AEAT, régimen especial del criterio de caja - BOE, Ley 37/1992 del IVA, capítulo X del título IX (arts. 163 decies a 163 sexiesdecies) - INEAF, problemática contable del criterio de caja - Software DELSOL, material formativo de ContaSol.