Cuando un empresario o un asesor calcula si le sale a cuenta contratar a alguien, la primera pregunta es siempre la misma: cuánto me cuesta realmente. Y ahí es donde muchas cifras se quedan a mitad de camino. El salario bruto es solo una parte. El coste real para la empresa se compone de tres bloques: el salario bruto, la cotización patronal a la Seguridad Social y los gastos indirectos.
Este artículo desglosa cada uno con las cifras actualizadas a 2026 y te da la fórmula para calcular el coste hora efectivo (que es distinto del coste hora contractual). Al final tienes una calculadora online para aplicar estos ratios a cualquier salario que quieras evaluar.
Bloque 1: el salario bruto anual
Es lo que se pacta en el contrato. Incluye el salario base más los complementos (antigüedad, productividad, pluses de convenio). No incluye IRPF (que se retiene después) ni la cotización del trabajador a la Seguridad Social (que se descuenta después).
Referencias 2026:
- Salario Mínimo Interprofesional (SMI): aprobado por Real Decreto anual publicado en BOE. Referencia SMI 2025: 16.576 EUR anuales en 14 pagas (1.184 EUR mensuales). Verifica el RD 2026 vigente al hacer el cálculo.
- Salario medio administrativo en asesoría/despacho: 20.000-28.000 EUR anuales según antigüedad y convenio.
- Salario medio técnico junior servicios profesionales: 24.000-32.000 EUR anuales.
- Salario medio senior servicios profesionales: 35.000-55.000 EUR anuales.
Bloque 2: la cotización patronal a la Seguridad Social
Este es el bloque que más suele olvidarse. La empresa cotiza a la Seguridad Social por cada trabajador, y la cuota es aproximadamente el 29,9% del salario bruto sujeto a cotización (algo más si el CNAE del sector tiene alta siniestralidad).
Desglose aproximado 2026:
- Contingencias comunes: 23,60%
- Desempleo (contrato indefinido): 5,5%
- FOGASA: 0,2%
- Formación profesional: 0,6%
- Accidentes de trabajo y enfermedad profesional: variable según CNAE (entre 1,5% y 6% según actividad)
Para un trabajador administrativo o técnico de despacho, el total suele estar en torno al 29,9%-31%. En sectores con mayor riesgo (construcción, transporte pesado) puede llegar al 33-35%.
Bloque 3: los gastos indirectos habituales
Además del bruto y la cotización patronal, la empresa asume una serie de gastos que suelen contabilizarse en cuentas distintas pero forman parte del coste real del empleado:
- Prevención de riesgos laborales: aproximadamente 200-400 EUR anuales por trabajador.
- Vigilancia de la salud (reconocimientos médicos): 50-100 EUR anuales.
- Formación no bonificable: variable, en despachos profesionales suele ser 300-600 EUR anuales.
- Equipamiento inicial (portátil, monitor, silla, mesa): amortizable a 3-5 años, unos 200-400 EUR anuales.
- Software y licencias por usuario (ofimática, ERP, herramientas específicas): 200-600 EUR anuales.
- Oficina proporcional (alquiler, suministros, limpieza): variable, 800-2.000 EUR anuales por puesto en despachos medios.
- Dietas y desplazamientos ocasionales: variable.
En un despacho profesional medio esos gastos indirectos suman aproximadamente el 3-5% adicional sobre el bruto anual.
Cálculo total: cuánto cuesta un empleado según su salario
| Salario bruto anual | Cotización empresa (~30%) | Gastos indirectos (~4%) | Coste total anual | Multiplicador |
|---|---|---|---|---|
| 16.576 EUR (SMI 2025, ref.) | ~4.973 | ~663 | ~22.212 | 1,34x |
| 20.000 EUR | ~6.000 | ~800 | ~26.800 | 1,34x |
| 25.000 EUR | ~7.500 | ~1.000 | ~33.500 | 1,34x |
| 35.000 EUR | ~10.500 | ~1.400 | ~46.900 | 1,34x |
| 50.000 EUR | ~15.000 | ~2.000 | ~67.000 | 1,34x |
Regla mental: coste anual total = salario bruto × 1,34 aproximadamente para un despacho medio de servicios profesionales.
El coste hora efectivo (el número que casi nadie calcula)
Un empleado con jornada completa tiene teóricamente 40 horas semanales, es decir 2.080 horas anuales. Pero de esas horas hay que descontar:
- Vacaciones (22 días laborables mínimo por convenio general): ~176 horas.
- Festivos nacionales, autonómicos y locales (14 días): ~112 horas.
- Permisos retribuidos habituales (asuntos propios, mudanza, matrimonio, hospitalización familiar): ~30 horas.
- Formación anual (obligatoria o bonificable): ~30 horas.
- Bajas por enfermedad típicas: ~30-40 horas al año.
Restando todo, las horas efectivas trabajadas rondan las 1.700 anuales (no las 2.080 contractuales).
Con un coste total de 33.500 EUR anuales (equivalente a 25.000 EUR de bruto), el coste hora efectivo es:
33.500 / 1.700 = 19,7 EUR por hora efectiva
Si divides por horas contractuales (2.080), sale 16,1 EUR/hora, que es un 22% menos. Ese "descuento" no existe: son horas contractuales, no horas de trabajo real. Usar la cifra de horas efectivas es lo defendible para calcular ROI, márgenes por cliente o coste real por tarea.
Aplicación práctica: calcular el coste de una tarea recurrente
Con el coste hora efectivo, calcular cuánto te cuesta cualquier tarea recurrente es directo:
Coste anual de una tarea = horas semanales dedicadas × 52 semanas × coste hora efectivo
Ejemplo: un empleado con salario bruto 25.000 EUR dedica 10 horas semanales a contabilización de facturas. Coste hora efectivo = 19,7 EUR. Coste anual de esa tarea concreta = 10 × 52 × 19,7 = 10.244 EUR al año.
Ese número es el que hay que comparar con el coste de externalizar la tarea o de automatizarla. Solo por debajo de ese umbral, la alternativa compensa.
Calcula cuánto te cuesta una tarea con esos datos
Introduce las horas semanales dedicadas y tu coste hora efectivo. En 30 segundos te decimos el coste anual y el coste con oportunidad.
Ir a la calculadoraErrores comunes al calcular el coste de un empleado
- Olvidar la cotización patronal: es el bloque más grande después del bruto (30% aproximadamente). Subestimar aquí distorsiona todos los cálculos posteriores.
- Dividir por horas contractuales: 2.080 horas anuales es un número contable, no un número real. Las horas realmente trabajadas son ~1.700.
- Ignorar gastos indirectos: prevención, formación, oficina proporcional. Suman un 3-5% adicional.
- Confundir coste empresa con coste neto trabajador: el trabajador se queda aproximadamente el 76-80% del bruto tras IRPF y su parte de Seguridad Social; la empresa paga el 130-135% del bruto. Son dos cifras distintas.
Y si en vez de contratar, automatizo
Muchas tareas administrativas de una asesoría (contabilización de facturas, conciliación bancaria, gestión de vencimientos, comunicaciones fiscales) se pueden automatizar hoy con software especializado por un coste inferior al de contratar un empleado adicional. Si tu duda es entre contratar a alguien nuevo o invertir en automatización, el cálculo comparativo es simple:
- Coste anual contratar empleado adicional: ~27.000-45.000 EUR según perfil.
- Coste anual automatización (SaaS especializado): ~200-3.600 EUR/año según herramienta y volumen.
La automatización no reemplaza al empleado en todas las funciones, pero libera horas que se dedican a asesoramiento (más facturable) en lugar de a tareas mecánicas. Puedes ver cuánto ahorra tu asesoría al automatizar la contabilización de facturas con datos concretos por volumen.
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Fuentes: Boletín Oficial del Estado (Salario Mínimo Interprofesional 2026) - Seguridad Social (tarifas cotización 2026) - Estatuto de los Trabajadores (permisos retribuidos y vacaciones).