VeriFactu: cómo rectificar, anular o subsanar una factura

Con VeriFactu, corregir una factura ya no es tan simple como editarla o borrarla. El Reglamento SIF obliga a que cada registro de facturación quede encadenado e inalterable, así que cualquier error, por pequeño que sea, se tiene que corregir con uno de tres mecanismos distintos: rectificar, anular o subsanar. No son sinónimos ni intercambiables, y usar el que no toca genera inconsistencias en el registro que puede acabar detectando la AEAT.

Este artículo explica cuándo corresponde cada uno de los tres, con qué normativa concreta se sostiene cada regla, y qué debe soportar tu software para que la corrección quede bien hecha. Si buscas el marco general de VeriFactu, plazos y sanciones, tienes la guía completa en VeriFactu 2027: guía completa para asesorías.

Los tres mecanismos que confunde casi todo el mundo

La confusión viene de que los tres resuelven el mismo problema de fondo (una factura que no está bien) pero actúan en sitios distintos: uno corrige el contenido económico, otro invalida el documento entero, y el tercero corrige solo el envío técnico a la AEAT.

Factura rectificativa: cuándo corresponde

La factura rectificativa es la que ya existía antes de VeriFactu, regulada por el artículo 15 del Reglamento de facturación (RD 1619/2012). Corresponde expedirla cuando la factura original no cumple algún requisito formal, o cuando la cuota de IVA repercutida se calculó mal: importe incorrecto, base imponible errónea, tipo aplicado que no era el correcto.

La rectificativa no sustituye a la factura original, la complementa: genera un documento nuevo, con su propia numeración, que hace referencia expresa a la factura que corrige e indica el importe de la corrección, ya sea en positivo o en negativo. La normativa fija dos plazos que conviene tener siempre presentes:

• Expedición: tan pronto como se tenga constancia del error, sin que hayan pasado más de cuatro años desde que se devengó el impuesto.
• Remisión: antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se expidió la rectificativa.

Para facturas simplificadas (tickets), la rectificación se expresa indicando directamente el importe de la corrección, o bien el importe final ya corregido señalando además cuánto fue la corrección.

Anulación: el mecanismo de última instancia

La factura de anulación deja sin efecto un documento completo. Se usa cuando la operación facturada no llegó a producirse, cuando la factura se emitió por duplicado, o cuando el error afecta a todo el documento y no tiene sentido intentar corregirlo por partes.

La AEAT insiste en un matiz importante: la anulación no es el mecanismo habitual de corrección. Exige justificación suficiente, y usarla de forma sistemática para "deshacer" facturas que en realidad solo necesitaban una rectificativa es una señal de que el proceso interno de facturación no está bien planteado. El registro de anulación, igual que el resto, queda encadenado al registro original y no borra su rastro.

Subsanación: el concepto que trae el Reglamento SIF

La subsanación es la pieza que no existía antes de VeriFactu. No corrige la factura en sí, corrige el registro de facturación que el software genera para enviarlo, o intentar enviarlo, a la sede electrónica de la AEAT. Un ejemplo típico: el sistema genera el registro con un error de formato o de encadenado del hash y la AEAT lo rechaza. La subsanación permite corregir ese registro concreto sin tocar el número de factura ni su contenido económico.

Es un mecanismo técnico, pensado para errores de comunicación entre el software y la AEAT, no para errores de fondo en la factura. Si el problema está en el importe o en los datos fiscales del cliente, lo que corresponde es una rectificativa, no una subsanación.

Por qué el registro de facturación nunca se puede borrar

El principio que sostiene los tres mecanismos es el mismo: inalterabilidad. Cada registro de facturación que genera un software SIF conforme lleva una huella digital calculada a partir de su contenido y del hash del registro anterior. Borrar o modificar un registro rompería esa cadena y dejaría una inconsistencia detectable.

Por eso rectificar, anular y subsanar no "deshacen" nada: añaden un nuevo registro que hace referencia expresa al original y queda encadenado a él. El histórico completo, con el error incluido, permanece siempre accesible. Puedes ver el detalle técnico de este requisito en el artículo sobre cómo migrar a VeriFactu antes de enero de 2027.

Qué debe soportar tu software SIF

Antes de que llegue el plazo de adaptación, conviene comprobar con el proveedor que el software soporta los tres flujos correctamente:

• Referencia obligatoria al registro original: toda rectificativa, anulación o subsanación tiene que enlazar de forma explícita con la factura o el registro que corrige.
• Numeración diferenciada: las rectificativas llevan su propia serie o numeración, distinguible de las facturas ordinarias.
• Motivo documentado en la anulación: el sistema debe permitir registrar la causa de la anulación, no solo marcarla como anulada.
• Reintento de envío en la subsanación: si la AEAT rechaza un registro, el software tiene que poder generar el registro de subsanación sin alterar el número de factura original.
• Histórico completo visible: ningún registro, ni siquiera el que contiene el error original, debe desaparecer de la consulta.

Para asesorías que gestionan facturación de varios clientes en A3, ContaSol, Sage o Holded, este es uno de los puntos que menos se prueba antes de dar por hecho que el software "ya cumple VeriFactu". Conviene pedir al proveedor una demostración real de una rectificativa y una anulación, no solo la confirmación de que el modo VeriFactu está activado. Puedes ver cómo AutoApunte encaja con estos ERPs en integraciones con software contable.

Fuentes: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de obligaciones de facturación (BOE) - Real Decreto 1007/2023, Reglamento SIF (BOE) - AEAT: Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU.