Depende de lo que haga el archivo. La Dirección General de Tributos ha contestado por escrito que una factura hecha a mano queda fuera del Reglamento de los sistemas informáticos de facturación, y que con una hoja de cálculo o un procesador de texto no puede darse por hecho que también quede fuera. Si el archivo conserva y procesa datos de facturación, puede contar como sistema informático de facturación (SIF).
Para una asesoría esto se traduce en una tarea concreta. Es habitual que haya clientes que facturan con una plantilla de Excel o de Word, y cada uno tiene que revisarse antes de su plazo, el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos y resto de obligados. Este artículo explica qué dice la norma, qué contestó la DGT y cómo clasificar a un cliente en cinco preguntas.
Qué es un sistema informático de facturación según el Reglamento
El RD 1007/2023 define el sistema informático de facturación como el conjunto de hardware y software con el que se expiden facturas, y le asigna tres funciones. Admite la entrada de la información de facturación, la conserva y la procesa para obtener resultados derivados de ella. La definición no menciona productos concretos, así que no excluye a Excel o Word por ser programas de ofimática. Lo que decide es la función que cumple el archivo en el proceso de facturar.
El marco general de VeriFactu, con plazos, requisitos técnicos y sanciones, lo explicamos en la guía completa de VeriFactu para asesorías y no lo repetimos aquí.
Lo que contestó la DGT en la consulta V0058-25
La consulta vinculante V0058-25, del 3 de febrero de 2025, trata directamente esta cuestión y deja tres cosas claras.
- Las facturas manuales quedan fuera. Quien expide sus facturas sin ningún sistema informático, a mano sobre papel en blanco o preimpreso o con máquina de escribir, no está obligado por el Reglamento.
- Excel y Word no quedan fuera de forma automática. La DGT indica que quien usa hojas de cálculo o procesadores de texto no puede concluir que no esté obligado, porque esas herramientas pueden tener utilidades de procesamiento y conservación de datos que las conviertan en sistemas informáticos de facturación.
- No hay una lista de funciones. La respuesta atiende al caso de quien consultó y no fija qué funciones concretas hacen que una hoja de cálculo cuente como sistema. Esa parte hay que valorarla cliente a cliente.
Cuatro situaciones entre los clientes
La tabla ordena cuatro situaciones posibles. La última columna es nuestra lectura prudente de la doctrina, no una clasificación oficial.
| Cómo factura el cliente | Qué dice la DGT | Nuestra lectura |
|---|---|---|
| A mano sobre papel en blanco o preimpreso, o con máquina de escribir | Fuera del Reglamento | Sin acción, aunque conviene confirmar que de verdad no hay ningún archivo detrás |
| Plantilla de Word o Excel que se rellena cada vez y se imprime o se guarda en PDF | No se puede concluir que quede fuera | Zona gris. Si el mismo archivo acumula las facturas emitidas, tratarlo como posible sistema |
| Libro de Excel con numeración, registro de emitidas, cálculo de IVA o exportación a la asesoría | Puede ser sistema por conservar y procesar datos | Tratarlo como sistema. Hay que pasar a un programa conforme |
| Programa de facturación o ERP | Es un sistema | Comprobar que el fabricante ha declarado que cumple el Reglamento |
Cinco preguntas para clasificar a un cliente
Como no hay lista oficial, proponemos un criterio de prudencia sencillo. Se pregunta al cliente cómo funciona su archivo y, si contesta que sí a cualquiera de estas cinco, se trata como posible sistema informático de facturación.
¿El propio archivo numera las facturas de forma automática?
¿Las facturas emitidas se acumulan en el mismo libro, hoja o base de datos?
¿Calcula bases, IVA, retenciones o totales con fórmulas?
¿Se saca de él el listado de emitidas, el libro de IVA o lo que se envía a la asesoría?
¿Tiene macros o se conecta con otro programa o base de datos?
Esta es una regla práctica nuestra. La DGT no la ha formulado y un caso concreto puede resolverse de otra manera con una consulta propia.
Si el archivo cuenta como sistema, qué opciones tiene el cliente
Un sistema informático de facturación tiene que generar registros de facturación encadenados con huella, incorporar el código QR a las facturas y contar con la declaración responsable del productor del software. Una hoja de cálculo casera no cumple eso en la práctica, así que el cliente tiene tres caminos.
- Un programa de facturación conforme. La AEAT no publica una lista de software homologado. Cada fabricante declara que su sistema cumple el Reglamento, y esa declaración es lo que hay que pedir. Los pasos de una migración están en el artículo sobre cómo migrar a VeriFactu antes de enero de 2027.
- La aplicación gratuita de la AEAT. Puede servir a un autónomo con pocas facturas, pero tiene límites, entre ellos un solo emisor por cuenta y la ausencia de facturas simplificadas. Los detallamos en qué cubre y qué no la app gratuita.
- Que la asesoría emita en su nombre. Si la asesoría emite en nombre del cliente y opera el sistema, es ella quien responde de que cumpla. Esa responsabilidad se explica en el artículo sobre el periodo de pruebas de VeriFactu.
Una vez elegido el programa, queda decidir la modalidad. Según la AEAT, con VERI*FACTU los registros se remiten a la sede electrónica de forma inmediata y con NO VERI*FACTU no hay remisión, pero se exige la firma del sistema emisor y llevar un registro de eventos. La AEAT trata ambas como válidas.
Qué se arriesga si no se revisa
El régimen sancionador prevé multas de hasta 50.000 EUR por ejercicio para quien use software de facturación no conforme, y hasta 150.000 EUR para fabricantes o comercializadores. El detalle de cada infracción está en el artículo de sanciones de VeriFactu. Para el cliente que factura con Excel, el riesgo real es haber dado por hecho que estaba fuera sin haberlo revisado.
Cómo hacerlo en la asesoría sin perder semanas
Lo más sencillo es un censo de clientes con cuatro columnas, cómo factura, resultado de las cinco preguntas, plazo aplicable y acción. Se rellena en una ronda de llamadas o con un formulario corto, y deja fuera de un vistazo a los clientes con factura manual y a los que ya tienen un programa conforme. El resto son los que necesitan atención.
AutoApunte no es un programa de facturación y no sustituye al del cliente. Lee las facturas que llegan al despacho y las contabiliza en el ERP. Si quieres ver cómo encaja en tu operativa, la información está en producto y en los servicios para asesorías.
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Fuentes: Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (BOE) - Consulta vinculante DGT V0058-25, de 3 de febrero de 2025 (texto en Iberley) - AEAT: modalidades de cumplimiento de las obligaciones de los SIF - Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE, 3 de diciembre de 2025).