Si tus clientes facturan con Holded, tienes un trabajo por delante antes de enero de 2027: confirmar que VeriFactu está activado en sus cuentas y que el flujo de envío a la AEAT funciona correctamente. Holded ha declarado a la AEAT que su plataforma cumple los requisitos del Reglamento SIF (RD 1007/2023), pero activar el modo correcto en cada cuenta es responsabilidad del usuario o de la asesoría que la gestiona.
Esta guía explica cómo activar VeriFactu en Holded paso a paso, cómo funciona el flujo de envío a la AEAT, y qué puede hacer la asesoría para gestionar el cumplimiento de sus clientes directamente desde su propia cuenta de Holded.
Holded y el Reglamento SIF: qué ha declarado
El Real Decreto 1007/2023 (Reglamento SIF) exige que cualquier sistema informático de facturación cumpla cuatro requisitos técnicos: integridad de registros (no modificables ni eliminables), conservación durante el periodo legal, trazabilidad mediante encadenamiento con huella hash e inalterabilidad (el software no puede ofrecer funciones que permitan alterar el historial). La conformidad se acredita mediante declaración responsable del fabricante, no por homologación previa de la AEAT.
Holded ha declarado a la AEAT que su plataforma cumple estos requisitos técnicos. Además, Holded actúa como colaborador social de la AEAT en el marco de VeriFactu, lo que le permite ofrecer un canal de envío de registros integrado directamente en su plataforma. Un punto importante: la AEAT no publica una lista oficial de software homologado para VeriFactu porque esa homologación previa no existe en la normativa. El mecanismo correcto es la declaración responsable del fabricante, y eso es lo que Holded ha emitido.
Cómo activar VeriFactu en Holded paso a paso
El proceso de activación es sencillo pero requiere hacerlo cuenta por cuenta. No hay activación global que aplique a todos los clientes de la asesoría a la vez.
Pasos para activar VeriFactu en una cuenta Holded
- 1 Entra en la cuenta del cliente con permisos de administrador.
- 2 Ve a Configuración > Ley Antifraude. Haz clic en Editar y luego en Activar.
- 3 Verifica el estado en Configuración > Facturación > Conformidad. Estados posibles: Sin configurar, Solicitud pendiente, Exento, No VeriFactu o Sí VeriFactu.
- 4 Una vez activado, al crear facturas en el módulo de Ventas aparecerán nuevos campos VeriFactu: clave y tipo de operación. Puedes completarlos manualmente o configurar reglas de automatización para que se rellenen solos.
- 5 Al aprobar la factura, Holded la envía automáticamente a la AEAT. La AEAT genera el QR y el código VFAC y devuelve la factura validada. Todo el proceso es transparente para el usuario.
El estado "Solicitud pendiente" puede aparecer durante las primeras horas tras la activación. Si persiste más de 24 horas, conviene contactar con el soporte de Holded para revisar el estado de la comunicación con la plataforma de la AEAT.
El flujo de una factura VeriFactu en Holded
Una vez activado VeriFactu, el proceso de emisión de cada factura cambia, aunque de forma transparente. No hay que hacer nada manual para el envío: Holded lo gestiona automáticamente al aprobar la factura.
Paso 1
Crear factura
Completar campos VeriFactu: clave y tipo de operación
Paso 2
Aprobar
Holded genera el registro con huella y lo envía a la AEAT
Paso 3
AEAT valida
La AEAT genera el QR y el código VFAC y los devuelve
Paso 4
Factura final
La factura incluye QR verificable. Se envía al cliente
El QR que aparece en la factura permite a cualquier receptor verificar su autenticidad escaneándolo directamente en la sede electrónica de la AEAT. Esto da credibilidad adicional a las facturas y reduce fricciones con clientes que solicitan verificación del documento.
Cómo gestiona la asesoría el VeriFactu de sus clientes en Holded
Uno de los puntos más relevantes para las asesorías que trabajan con Holded es que pueden gestionar el cumplimiento VeriFactu de sus clientes sin necesidad de que el cliente actúe por su cuenta.
Si la asesoría tiene permisos de administrador en la cuenta Holded del cliente, puede acceder a esa cuenta y enviar facturas a VeriFactu directamente desde su propia cuenta de asesoría. Esto es especialmente útil en asesorías que gestionan la facturación completa de determinados clientes o que necesitan supervisar que el envío se realiza correctamente.
El flujo de trabajo para una asesoría con varios clientes en Holded seguiría estos pasos:
- Inventario inicial. Revisar qué clientes usan Holded como software de facturación y verificar en cada cuenta si VeriFactu está activado (Configuración > Facturación > Conformidad).
- Activación por cuenta. Para los que estén en estado "Sin configurar", activar VeriFactu desde la cuenta del cliente con permisos de administrador.
- Configuración de automatizaciones. En cuentas con tipología de operaciones repetitiva, configurar reglas para que los campos VeriFactu se rellenen automáticamente y el equipo del cliente no tenga que pensar en ello cada vez.
- Seguimiento periódico. Revisar que no hay facturas bloqueadas o con estado de error en el envío a la AEAT.
La asesoría no tiene obligación legal de activar VeriFactu por sus clientes, pero documentar haber informado a cada cliente del requisito protege al despacho ante situaciones en las que un cliente alegue no haber sido avisado. Una nota en el expediente del cliente con fecha y contenido de la comunicación es suficiente.
Campos VeriFactu: qué son y cómo configurarlos
Al activar VeriFactu en Holded, cada factura requiere dos campos adicionales que la AEAT necesita para clasificar el registro:
| Campo | Descripción | Caso más común |
|---|---|---|
| Clave de operación | Tipo de transacción según la AEAT | F1 - factura ordinaria |
| Tipo de operación | Calificación fiscal de la venta | S1 - operación sujeta y no exenta |
Para la gran mayoría de clientes de una asesoría (pymes de servicios, comercio general), el tipo de operación es siempre el mismo. En esos casos, lo más eficiente es configurar una regla de automatización en Holded para que los campos se rellenen solos sin intervención manual. Solo hay que revisarlos cuando el tipo de operación es especial: exportaciones, operaciones exentas, recargo de equivalencia, operaciones intracomunitarias.
Plazos que no admiten demora
El RD 1007/2023 fijó los plazos de obligatoriedad, confirmados por el Real Decreto-ley 15/2025:
Sociedades (S.L., S.A. y otras personas jurídicas)
1 enero 2027
Impuesto sobre Sociedades
Autónomos y resto de obligados
1 julio 2027
IRPF, actividades económicas
Usar software no conforme con el Reglamento SIF tras esos plazos puede acarrear sanciones de hasta 50.000 EUR por ejercicio fiscal para la empresa o el autónomo que lo use. Activar VeriFactu en Holded antes de enero de 2027 es la forma más directa de evitar ese riesgo para los clientes que usan esa plataforma.
Si tienes clientes con otras herramientas de facturación y no sabes si su software estará listo, el artículo sobre cómo evaluar si el software de tu cliente está preparado para VeriFactu te da una checklist para saberlo en menos de 10 minutos.
VeriFactu en Holded y automatización de facturas: cómo encaja todo
Conviene aclarar un punto que genera confusión frecuente: el cumplimiento de VeriFactu y la automatización de la contabilización de facturas de proveedores son procesos distintos que no interfieren entre sí.
VeriFactu afecta a las facturas que emite el cliente (facturas de venta). La automatización con OCR afecta a las facturas que recibe el cliente (facturas de compra o de proveedor) y a su contabilización en el software de la asesoría. Cuando se usa AutoApunte para importar facturas de proveedor en Holded, ese proceso es independiente del sistema VeriFactu del cliente, que solo se activa al emitir y aprobar facturas de venta.
Si quieres ver cómo funciona la importación de facturas de proveedor en Holded con OCR, qué formato acepta y cuánto tiempo se puede ahorrar por volumen de documentos, lo explicamos en el artículo sobre cómo automatizar la contabilización de facturas en Holded.
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Fuentes: Real Decreto 1007/2023 (Reglamento SIF) - BOE - Sede electrónica AEAT - VeriFactu - Holded: "Colaborador social de la AEAT para Verifactu" (holded.com) - Holded Academy: "Verifactu: qué es y cómo funciona" (help.holded.com) - Holded Academy: "Cómo prepararse para la Ley Antifraude con el sistema Verifactu" (help.holded.com) - Orden Ministerial HAC/1177/2024 (BOE 21/10/2024).