En la modalidad VERI*FACTU, el sistema de facturación envía cada registro a la AEAT por su cuenta, sin intervención del usuario, siguiendo reglas fijadas en la Orden HAC/1177/2024: un tiempo de espera entre envíos, validaciones con posible rechazo y un procedimiento de reintento cuando hay una incidencia técnica. Este artículo recoge qué dice la Orden sobre esos tres puntos y qué conviene comprobar en el software antes de que la obligación sea exigible.
El marco general (obligados, plazos y modalidades) se explica en la guía de referencia sobre VeriFactu para asesorías y no se repite aquí. Las fechas aplicables son el 1 de enero de 2027 para los obligados del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. La diferencia entre enviar y no enviar registros está en VERI*FACTU o NO VERI*FACTU: qué modalidad elegir.
Cómo se hace el envío
Los envíos se realizan mediante mensajes en formato XML (apartado 4 del anexo de la Orden). El art. 4 exige además usar protocolos seguros de comunicación y recibir y procesar adecuadamente las respuestas que genera la AEAT, y el art. 5 exige que el remitente se identifique con un certificado electrónico válido.
Recorrido de un registro en VERI*FACTU
con su huella
tiempo de espera o máximo de registros
canal seguro y certificado
aceptado, con errores o rechazado
El control de flujo: 60 segundos
El art. 16.2 obliga a implementar un mecanismo de control de flujo basado en el tiempo de espera entre envíos. El sistema espera «t» segundos o reúne el número máximo de registros por envío, lo que ocurra primero. El valor inicial de «t» es de 60 segundos, y la propia AEAT informa del valor vigente en sus respuestas, de modo que el programa no debe tenerlo fijado a mano. El máximo de registros por envío figura en el diseño de registro del anexo, entre 1 y 1.000.
En la práctica, un programa que envíe cada factura en el instante de emitirla, sin respetar la espera que indica la AEAT, no cumple este mecanismo. Es un punto verificable con una prueba sencilla: emitir varias facturas seguidas y comprobar si el software las agrupa o las espacia.
Aceptado no significa válido
El art. 16.3 distingue entre la aceptación del envío y la validez de cada registro. Un envío aceptado no implica que los registros remitidos sean completamente válidos. Las respuestas posibles se resumen así:
| Resultado | Qué informa la AEAT |
|---|---|
| Envío rechazado | No cumple las validaciones establecidas. Se indica qué registro falla y el tipo de error. |
| Envío con algún registro correcto | Se devuelve un código seguro de verificación y se informa de los registros erróneos, si los hay. |
La Orden no enumera los códigos de error ni describe el formato de cada respuesta. Esos detalles, y el procedimiento de subsanación, se remiten a la documentación técnica de la sede electrónica de la AEAT. Cómo se corrige después una factura ya registrada se explica en rectificar, anular y subsanar facturas en VeriFactu, ya que las correcciones se hacen con registros nuevos y no modificando los anteriores.
Incidencias técnicas: reintentos cada hora
El art. 16.4 regula qué ocurre si el envío no es posible por una incidencia técnica. Los registros pendientes se remiten en cuanto sea posible, respetando el orden temporal de generación. El sistema reintenta periódicamente, al menos una vez cada hora, y avisa al usuario de la incidencia y del número de registros pendientes. En la remisión de registros agrupados, la AEAT puede pedir que se justifiquen las incidencias.
- El orden de envío es el orden de generación, no el que decida el usuario.
- El aviso debe incluir el número de registros pendientes.
- Los reintentos son automáticos y, como mínimo, horarios.
Requerimientos y conservación
Aparte del envío continuo, el art. 18 contempla que, ante un requerimiento, el obligado pueda suministrar los registros de facturación conservados. El envío sigue las mismas reglas técnicas, por un servicio específico, y el fichero debe incluir el campo identificador del requerimiento. En cuanto a la conservación, el art. 8 de la Orden dispone que los registros se conservan en el propio sistema o fuera de él mediante exportación, y que durante el mismo plazo que las copias o matrices de las facturas. La parte de huella y eventos está en registro de eventos y huella del software.
Qué comprobar en el software
- Que respeta el tiempo de espera que indica la AEAT en cada respuesta y no lo tiene fijado en el código.
- Que muestra al usuario el resultado de cada envío, con el registro y el error concreto cuando hay rechazo.
- Que mantiene una cola de registros pendientes y reintenta al menos cada hora, con aviso del número pendiente.
- Que envía los pendientes en orden de generación.
- Que permite generar el fichero de respuesta a un requerimiento con su identificador.
- Que el proveedor lo documenta por escrito en su declaración responsable. No existe una lista oficial de software homologado por la AEAT, y la conformidad la declara el fabricante.
Las consecuencias de usar un programa que no cumpla se resumen en sanciones por software no conforme, y una lista más amplia de preguntas al proveedor está en criterios para evaluar software VeriFactu.
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Fuentes: Orden HAC/1177/2024 (BOE) - Real Decreto 1007/2023 (BOE) - Sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU (sede AEAT).