Un sistema de facturación conforme al Reglamento SIF lleva dos registros distintos que se suelen confundir: los registros de facturación, encadenados mediante una huella, y el registro de eventos, que anota lo que ocurre en el propio sistema. Ambos están regulados en el Real Decreto 1007/2023 y en la Orden HAC/1177/2024, y ambos son comprobables por la AEAT. Este artículo se centra en esos dos mecanismos y en lo que una asesoría puede pedir a su proveedor para saber que están implantados.
El marco general de VeriFactu (quién está obligado, plazos y modalidades) se explica en la guía de referencia sobre Verifactu para asesorías y no se repite aquí. Los plazos aplicables son el 1 de enero de 2027 para los obligados del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, según la disposición final cuarta del RD 1007/2023, en la redacción vigente tras el aplazamiento.
Dos registros con funciones distintas
Registros de facturación
Un registro de alta por cada factura expedida y un registro de anulación cuando se emite una por error.
Cada uno lleva su huella, que incorpora la del registro anterior.
Registro de eventos
Sucesos del propio sistema, generados de forma automática en el momento en que se producen.
Cada evento lleva también su huella, encadenada con la del evento anterior.
El art. 9 del RD 1007/2023 exige generar el registro de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura, y el art. 8.3 exige el registro de eventos. La diferencia práctica es que los primeros describen operaciones de facturación y el segundo describe el comportamiento del software.
La huella encadenada de los registros de facturación
La huella es un código resumen del registro. El art. 13.1 de la Orden HAC/1177/2024 establece los datos de entrada para un registro de alta: NIF del emisor, número y serie, fecha de expedición, tipo de factura, cuota total, importe total, huella del registro anterior y fecha, hora y huso horario de generación. Para un registro de anulación se usan el NIF, el número y serie, la fecha de expedición, la huella del registro anterior y la fecha, hora y huso horario.
Como cada huella incluye la anterior, los registros pueden seguirse desde el primero hasta el último, requisito de trazabilidad del art. 8.2.b del RD 1007/2023. Modificar un registro antiguo cambiaría su huella y dejaría de coincidir con la que figura en el registro siguiente.
Cadena de registros de facturación
Huella A
incluye A, genera Huella B
incluye B, genera Huella C
El algoritmo y la codificación los define un documento técnico publicado por la AEAT (art. 13.2). En la lista de valores del anexo de la Orden, el único previsto es SHA-256. La huella se almacena en el propio registro al que corresponde (art. 13.3). Los registros deben firmarse electrónicamente (art. 12 del RD 1007/2023), salvo en los sistemas que funcionan como VERI*FACTU, que solo necesitan la huella (art. 16.3). Qué modalidad conviene a cada despacho se desarrolla en el artículo sobre cómo elegir entre VeriFactu y No VeriFactu.
Las correcciones se añaden, no se sobrescriben
El art. 8.2.a del RD 1007/2023 dispone que las correcciones no alteran los registros existentes y se realizan con al menos un registro adicional posterior. Para una factura emitida erróneamente, el art. 11 prevé un registro de anulación que incluye el número y la fecha de la factura anulada, la huella del registro anterior y la fecha y hora de generación. Para un software que permita «editar» una factura ya emitida sin generar un registro nuevo, esta regla es el primer punto de incumplimiento. Las distintas vías de corrección están detalladas en el artículo sobre rectificar, anular y subsanar facturas.
Qué recoge el registro de eventos
El art. 8.3 del RD 1007/2023 obliga a registrar automáticamente las interacciones y sucesos del sistema en el momento en que se producen, y a que el registro sea consultable desde el propio sistema. El art. 9.1 de la Orden HAC/1177/2024 concreta los eventos que el sistema debe detectar y registrar, entre otros:
- El inicio y el fin del funcionamiento como NO VERI*FACTU.
- El lanzamiento y la detección de anomalías en los registros de facturación.
- El lanzamiento y la detección de anomalías en los propios registros de evento.
- La restauración de una copia de seguridad, cuando se gestiona desde el propio sistema.
- La exportación de registros de facturación y de eventos generados en un periodo.
El anexo de la Orden asigna un código a cada tipo de evento, del 01 al 10, más el 90 para otros eventos que el productor registre voluntariamente. El código 10 corresponde al registro resumen de eventos.
El registro resumen cada 6 horas
El art. 9.2 de la Orden HAC/1177/2024 exige generar al menos un registro resumen por cada 6 horas de funcionamiento del sistema y otro antes de que se cierre o se apague. El resumen cubre los eventos desde el resumen anterior, incluso si no hubo ninguno, y se trata como un evento más. Para el software, esto implica una tarea programada permanente; para la asesoría, implica que un sistema que lleve días en marcha sin resúmenes intermedios no está cumpliendo el requisito.
Formato, integridad y conservación
Los registros de evento se generan en XML con codificación UTF-8 (art. 9.4 de la Orden). Les aplican por analogía las reglas de integridad, conservación y accesibilidad de los registros de facturación (art. 9.3). El art. 8.2.c del RD 1007/2023 exige conservarlos durante el plazo de la Ley 58/2003, General Tributaria, y permitir su descarga, volcado y archivo seguro en formato electrónico legible. El art. 14 reconoce a la Administración el acceso a los registros de facturación y de eventos, o a sus copias seguras, y la posibilidad de solicitar copias.
Qué puede pedir una asesoría al proveedor
La AEAT no publica una lista de software homologado. El fabricante o productor declara por su cuenta que el sistema cumple el Reglamento SIF, y la responsabilidad de esa declaración es suya. La asesoría, que ha de verificar tanto su software como el de sus clientes, puede solicitar por escrito:
- La declaración responsable, con el nombre y la versión exacta del sistema.
- La confirmación de que las correcciones generan registros nuevos y no modifican los anteriores.
- La descripción de cómo se calcula y se encadena la huella.
- La confirmación de que existe un registro de eventos consultable y de que se generan los resúmenes periódicos.
- El procedimiento de exportación de los registros de facturación y de eventos.
La lista completa de criterios de evaluación del software está en el artículo sobre seis criterios para revisar el software antes de enero de 2027, y las consecuencias de usar un sistema que no cumple, en el de sanciones por software no conforme.
Revisar cómo trabaja el despacho con el software de facturación
Desarrollamos software a medida para asesorías y despachos. Una primera reunión sirve para ver cómo se trabaja hoy en el despacho y si tiene sentido.
Fuentes: Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (BOE), arts. 8, 9, 11, 12, 14 y 16 - Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre (BOE), arts. 9 y 13 y anexo - AEAT: Sistemas Informáticos de Facturación y VERI*FACTU